Как заполнить акт о списании бланков строгой отчетности?

Отражение БСО в бухгалтерии предприятия

Нормы сохранения бланков строгой отчетности прописаны в соответствующих положениях Правительства РФ. Они гласят, что организация обязана вести журналы учета БСО, где фиксируется их количество. Образец оформления таких документов не установлен законодательно, поэтому юридическое лицо вправе выбирать тот формат, который будет ему удобен. Журнал должен отвечать трем основным характеристикам:

  • наличие номеров страниц;
  • прошивка листов;
  • наличие подписи директора и оттиска печати юридического лица.

Заводя журнал, организация выпускает акт касательно правил его заполнения. В этом документе прописывается ФИО работника, ответственного за использование и сохранность БСО.

Законодательство не предусматривает единых правил бухгалтерского учета бланков, но правила их поступления в организацию и хранения изложены полно и четко.

БСО поступают в фирму вместе с сопроводительным документом (товарная накладная), в котором указано их количество, вид, серия, номер и другие детали. Прием производится комиссией, которая пересчитывает документы и сверяет их номера. Если ошибок не найдено, составляется акт о приеме в свободной форме.

Существует два вида актов о приеме: временный (ответственные лица получают БСО на четко прописанный срок) и количественный (сотрудникам компании передается бессрочно определенное количество бланков). Акт обязательно содержит информацию о числе поступивших из типографии бумаг, их сериях и номерах.

В плане счетов существует отдельная группа для отражения бланков строгой отчетности. Расходы, связанные с их печатью, вычитаются из налоговой базы по налогу на прибыль. С периодичностью, установленной законодательно (чаще всего раз в месяц), проводится инвентаризация документации.

Порядок хранения документов строгой отчетности

БСО хранятся в металлических шкафах или сейфах. Для этих целей может быть использована касса, потому что она оборудована специальным образом для размещения ценностей. Если документы были напечатаны в большом количестве, их размещают в отдельные комнаты (кабинеты), в которых созданы условия, исключающие вероятность порчи или хищения.

По окончании рабочего дня сейф, в котором находятся БСО, опечатывается. Руководитель компании заключает договор с одним сотрудником, который работает с документами строгой отчетности и обеспечивает их сохранность. С этим должностным лицом подписывается договор о полной материальной ответственности.

Законодательство не ограничивает время, в течение которого действительны БСО. Можно сказать, что «срок годности» документов устанавливает сам предприниматель.

Компания, применяющая БСО, обязана хранить корешки и копии использованных бланков в течение пяти лет. По окончании этого срока она имеет право уничтожить архив. Для этого нужно выбрать день, когда с даты последней инвентаризации пройдет не менее одного месяца.

Инвентаризация БСО

Организация несет обязанность осуществлять инвентаризации бланков с периодичностью, установленной законом. В ходе проверки пересчитывается количество документов, выявляются те их них, срок хранения которых истекает. Проведение ревизии – зона ответственности инвентаризационной группы, которая выбирается руководителем предприятия из числа сотрудников.

Пересчет документов должен производиться в присутствии лица, ответственного за их хранение. По результатам проверки составляется инвентаризационная опись в двух экземплярах.

Если ревизия выявила недостачу, нужно выявить ее причины. Для начала определяется степень вины ответственного лица. Если вина была установлена, к этому сотруднику могут быть применены меры дисциплинарного взыскания.

Как заполнить акт о списании бланков строгой отчетности?

Если недостачи в организации – частое явление, рекомендуется обратиться за помощью в правоохранительные органы.

Составление акта списания

Когда срок хранения БСО, определенный предпринимателем, истекает, их нужно списать. Закон устанавливает, что предприниматель обязан сохранять не только использованные, но и испорченные документы (с ошибками в дате или в реквизитах) в течение пяти лет. По истечении этого периода от них можно избавиться.

Для списания утерянных бланков существует особый порядок. Их недостача проявляется в ходе ежемесячных ревизий. Изменение количества документов фиксируется в журнале учета БСО.

Лицо, отвечающее за работу с этими бумагами, несет дисциплинарное наказание, если устанавливается его вина. Если потеря БСО сопровождалась кражей другого имущества организации или иными действиями противоправного характера, имеет смысл обратиться в органы внутренних дел.

Одна из часто встречающихся ошибок, по мнению налоговых органов, не составление организациями документов по учету БСО. Эта статья поможет предприятиям и ИП определиться с видами и порядком составления таких документов.

В процессе использования организациями и ИП специальных бланков, подтверждающих получение оплаты за выполненные услуги, применяют различные виды актов. Их можно классифицировать следующим образом.

При выявлении расхождений, поступивших бланков, с заявленным количеством и специальной нумерации в сопроводительных документах, составляются акты приемки БСО. Поставщику обязательно возвращают один экземпляр для решения вопросов несоответствия.

При выявлении фактов недостачи в результате порчи или хищения, составляют акты проверки наличия бланков. Акт списания бланков строгой отчетности является основанием списания с подотчета материально ответственных сотрудников предприятия испорченных и использованных бланков.

Они подлежат хранению вместе со второй копией или корешками использованных бланков не менее 5 лет. Сроки и порядок хранения установлены Постановлением Правительства №359 от 06.05.2008. При подготовке процедуры уничтожения, по завершении обязательного срока хранения, составляется акт уничтожения БСО.

Программное обеспечение онлайн ресурса BLANKSOMAT, поможет организациям и ИП в сопровождении бухгалтерского учета БСО всеми видами необходимых документов.

Все виды актов являются первичными документами на основании которых в бухгалтерском учете ведется аналитический учет БСО в разрезе номеров, мест хранения и материально ответственных сотрудников.

Например, приход БСО в бухгалтерском учете, отразится по дебету забалансового счета 006 по данным приходной накладной. Акт на списание использованных и испорченных бланков, является основанием для проводки по кредиту счета 006 и списания бланков с подотчета МОЛ.

Для оперативного и достоверного отражения учетных данных акты по списанию использованных бланков рекомендуется заполнять на конец отчетного месяца. Перечисленные документы составляются в произвольной форме, которая утверждается приказом предприятия об Учетной политике.

Для составления актов по БСО можно привлекать постоянно действующую инвентаризационную комиссию, определенную тем же приказом. В основной части указывается название документа, его количество, соответствующие номера и серии бланков. Акт в обязательном порядке подписывают материально ответственное лицо, члены комиссии и руководитель организации.

Использование и списание бланков строгой отчетности

Практически всем предприятиям приходится работать с бланками строгой отчетности. Как правило, их учет относят к разряду несложных вопросов бухгалтерского учета и часто поручают новичкам.

Однако и в таких вопросах есть масса нюансов — например, как часто необходимо списывать бланки строгой отчетности, как отражать их списание в учете, какую ответственность несет работник, испортивший бланк, и т. д.

Поговорим об этом подробнее.

Какие бланки относятся к бланкам строгой отчетности

Перечень бланков документов строгой отчетности содержится в Номенклатуре бланков ценных бумаг и документов строгого учета, которые изготовляются по лицензии Минфина, приведенной в приложении к постановлению КМУ от 19.04.93 г. №283.

Среди бланков строгой отчетности, с которыми приходится сталкиваться бухгалтеру, выделим:

1) документы, удостоверяющие личность, событие, право, образование, трудовой стаж и т. п. (например паспорт, трудовая книжка и вкладыш к ней, листки временной нетрудоспособности и пр.)

2) проездные документы

3) знаки почтовой оплаты (почтовые марки, конверты с марками, открытки с марками)

4) документы, обслуживающие денежное обращение, к которым относятся чековые, сберегательные, депозитные книжки денежные, имущественные, расчетные чеки сертификаты качества, полисы страхования лицензии и пр.

Напомним, что с 1 января 2008 года в соответствии с постановлением КМУ от 06.06.2007 г. №809 этот список пополнят приходные и расходные кассовые ордера.

02.01.2015

Со «строгими» документами, являющимися альтернативой кассовых чеков, сталкиваются многие субъекты хозяйствования, работающие с населением в сфере услуг без использования контрольно-кассовой техники. Как правильно их использовать в наших статьях говорилось неоднократно.

Здесь поговорим более детально о том, куда деть испорченные бланки строгой отчетности, как провести процедуру уничтожения и составить соответствующий акт, что делать с некомплектными документами.

Данная информация поможет разобраться во всех нюансах, касающихся того, как правильно осуществить списание БСО.

О том, что необходимо осуществлять списание бланков строгой отчетности знают все. В то же время его порядок четко не регламентирован, а точнее осуществление данной процедуры детально не описано. В п.

 19 Положения № 359 четко сказано лишь про уничтожение бланков строгой отчетности на основании акта и указан срок, не менее 5 лет, в течение которого копии (вторые экземпляры) и корешки должны храниться в систематизированном виде в специально опечатанных мешках.

Там же имеется четкое указание на то, что уничтожение копий и корешков следует проводить по истечении месячного срока с момента проведения последней инвентаризации.

В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки строгой отчетности. Найти образец указанного акта можно в BLANKSOMAT.

Здесь же представлены образцы приказов, касающихся работы с БСО, инвентаризационные описи, договора о материальной ответственности и другая сопутствующая документация.

Тот факт, что порядок проведения списания законодательно четко не оговорен, вовсе не означает, что данную процедуру делать не придется.

Вполне логично, что прежде чем уничтожить важные деловые бумаги, следует списать их с материально ответственного лица и отобразить все это в учете. Таким образом, само по себе списание бланков строгой отчетности фактически имеет место.

Кроме того, существует ряд обстоятельств, при которых необходимо именно списывать те или иные товарно-материальные ценности или деловые бумаги, прежде чем проводить их уничтожение.

16 Положения № 359) и со всеми работниками, имеющими отношение к оказанию услуг физическим лицам и проведению с ними наличных расчетов или с расчетов с использованием пластиковых карт, составлены договоры о материальной ответственности.

Естественно так же, что работники осведомлены о порядке проведения расчетов и последовательности действий во время работы с клиентами (п.20 Положения).

В то же время это не исключает того, что при обнаружении недостачи нужно провести расследование и по возможности выявить ее причины. По результатам расследования руководителем или индивидуальным предпринимателем принимается решение о дальнейших действиях, проводится ряд мероприятий, направленных на улучшение организации работы в целом.

Составить акт списания бланков строгой отчетности не представляет особого труда. В бланк акта уничтожения бланков строгой отчетности необходимо внести:

  • Ф.И.О. и подпись руководителя;

  • наименование учреждения;

  • состав комиссии;

  • рассматриваемый период;

  • наименование БСО и причины его списания;

  • подписи членов комиссии и дату составления.

Прилагаемая форма акта утверждена для бюджетных учреждений, но ее используют и другие юридические лица.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

Adblock detector