Пример заполнения бланка унифицированной формы ОС-4б

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Необходимость в унифицированной форме ОС-4б возникает в тех случаях, когда требуется списать сразу несколько объектов. Такая операция может понадобиться или по итогам годовой инвентаризации, или при наступлении предельного срока износа у однородных объектов, купленных одной партией в один период.

Причиной списания может быть только износ — физический или моральный. Первый характерен, например, для станков, второй — для  компьютерной техники.

Транспортные средства (в частности, автомобили) с помощью этого бланка не списываются. Для этих целей выделена отдельная форма — ОС-4а, в которой предусмотрены все необходимые для таких случаев блоки.

Составлять форму надлежит в 2 экземплярах. Один из них направляется в бухгалтерию, где впоследствии на основании данных формы осуществляются записи на счетах бухучета. Второй получают сотрудники компании, которые отвечают за сохранность материальных запасов и основных средств на предприятии и по этому акту должны сдавать на склад имущество, оставшееся после разукомплектования (если оно проводится) объектов, указанных в документе.

Унифицированную форму ОС-4б утвердил Госкомстат РФ постановлением от 21.01.2003 № 7 совместно со многими другими формами, использующимися предприятиями. В настоящее время использование формы, приведенной в постановлении, необязательно. Она перешла в статус рекомендованных, что означает следующее: бланк акта компании могут изобретать самостоятельно, предусмотрев в нем все необходимые разделы.

Однако из деловой практики известно, что хозяйствующие субъекты предпочитают использовать уже имеющийся шаблон. Дополнения к нему делаются редко вследствие большой информационной насыщенности стандартного бланка. Главным образом эту форму немного сокращают, оставляя лишь необходимые графы.

Форма ОС-4б представляет собой лист, разграфленный с двух сторон. Лицевой блок должен содержать следующие сведения:

  • название компании и личные данные сотрудников, отвечающих за сохранность ОС;
  • номер акта, дата, когда он был составлен, утверждающая подпись руководителя организации;
  • сведения о том, в каком состоянии находятся ОС, подлежащие списанию на дату составления документа.

На обороте находит отражение следующая информация:

  • вердикт комиссии о возможности списания, заверенный подписями сотрудников организации;
  • оприходованы ли ценности (а также проданы ли они), полученные в результате разбора списываемого объекта.  

Унифицированная форма ТД-1изначально создавалась, чтобы упростить процедуру оформления отношений с наемными работниками для представителей малого бизнеса. Нужно понимать, что подобным хозяйствующим субъектам не под силу содержать в штате высококвалифицированных специалистов по трудовому праву, при этом обязанность соблюдать все положения законодательства для них сохраняется. Именно это и послужило причиной появления бланка.

Возможно ли отсутствие трудового договора?

Ситуации, в которых применяется унифицированная форма № ТД-1

Предположим, в ООО «Закат» поступил на работу на должность оператора линии Безрукий И. М. Поскольку штат фирмы ограничен, инспектор по кадрам Крутова В. М. приняла решение использовать для оформления с ним трудовых отношений форму ТД-1 с заполнением всех необходимых реквизитов.

Ст. 57 ТК РФ требует указания в договоре всех обязательных и дополнительных условий исполнения обязанностей на стадии приема на работу. В контракт были включены следующие важные моменты:

  • данные нанимателя;
  • информация о работнике;
  • когда и где был подписан контракт;
  • территориальное расположение рабочего места;
  • должностные обязанности;
  • распорядок рабочего дня, разграничение периодов занятости и отдыха;
  • перечень социальных гарантий.

Кроме того, дополнительно был прописан пункт о первичном испытании работника.

Наличие трудового договора с сотрудником, заключенного в письменном виде, является обязательным. Компания может самостоятельно создать форму трудового договора. Однако в ряде случаев представляется вполне обоснованным и целесообразным применение типовой формы. Даже при наличии специфических трудовых функций ее можно дополнить всеми необходимыми пунктами.

В любом случае применение базового формата, пусть и не полностью отвечающего всем требованиям, на практике гораздо продуктивнее, нежели создание документа с нуля. Поэтому небольшим компаниям можно рекомендовать применение данной формы.

В целях унификации документооборота на разных предприятиях Госкомстат в постановлении от 25.12.1998 № 132 ввел для товарной накладной единую форму с индексацией ТОРГ-12.

В форме описываемой накладной содержатся следующие информационные блоки:

  1. Информация обо всех участниках торговой операции, в том числе отправителе груза, если он с продавцом не одно лицо. Приводятся юридические наименования сторон, их адреса, реквизиты и экономические и статистические коды.
  2. Дата подписания договора поставки и его номер. Указываются такие сведения и для транспортной накладной, если она оформлялась.
  3. День оформления и номер товарной накладной.
  4. Сведения о реализуемом объекте: его название, в каких единицах измеряется, цена, полная стоимость и, наконец, НДС выставляемый приобретателю.
  5. Информация о документах, прикладываемых к ТОРГ-12 (указывается их наименование и количество).
  6. Подписи представителей сторон. От продавца документ подписывают: руководящий работник, разрешающий отпуск ТМЦ, бухгалтер старшего ранга, работник, в чьи функции входит отпуск материальных ценностей. От покупателя требуются подписи тех лиц, которые получают реализуемый объект. Обязательно указывать реквизиты доверенности, выданной представителю получателя.
  7. Две даты подписания: одна ставится продавцом, другая покупателем.

Отдельно отметим, что до некоторого времени обязательными элементами этой накладной служили и печати, которые должны были ставить представители сторон на свои подписи (тем самым производилась заверка подписей). Однако согласно нормам закона № 402-ФЗ эта процедура стала необязательной для организаций, не применяющих печати. Поэтому проставление печатей желательно, но не обязательно.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Отсутствие такого элемента, как печать, может привести к тому, что покупатель не примет документ.

Как уже было сказано выше, товарная накладная требуется обоим участникам операции. Поэтому ее оформляют в 2 экземплярах — по одному для каждой стороны, причем 1-й отдается продавцу, 2-й — получателю.

Бланк описываемого документа был введен в действие постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Его можно загрузить по ссылке на сайте.

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание – бланк унифицированной формы Т-3 – и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Штатное расписание содержит:

  • перечень структурных подразделений;
  • наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется.

Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности – это какие приказы?».

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

  • Наименование работодателя заполняется согласно учредительным документам с отражением кодов.
  • В ряде случаев дата заключения приказа может быть более ранней (например, при допуске к работе до заключения трудового договора).
  • В случае заключения бессрочного трудового договора в приказе дата окончания действия договора не указывается (соответствующая графа не заполняется).
  • Данные о должности и подразделении вносятся в соответствии со штатным расписанием.
  • Условия приема на работу, ее характер, сведения о размере оклада указываются согласно трудовому договору.
  • Данные об испытательном сроке и его длительности указываются только в том случае если это предусмотрено трудовым договором.
  • В случае если приказ подписывается не лично руководителем, должностное лицо его подписавшее обязано в нем дать ссылку на документ, подтверждающий полномочия на подписание приказа.

Форма трудового договора

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

  • на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
  • Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
  • единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
  • профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

Пример заполнения бланка унифицированной формы ОС-4б

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Начинать оформление ведомости следует с отражения табельного номера и должности сотрудников в табличной части. Затем проводится полный расчет всех элементов заработной платы, причитающихся им по итогам месяца.

После того как будут выведены итоги начислений по всем сотрудникам, заполняется верхняя часть (шапка) документа, в которую вписываются:

  • информация о наименовании компании, ее ОКПО, а также о названиях подразделений при наличии сформированной структуры в компании;
  • срок выдачи причитающегося заработка на руки, который не может составлять более 5 суток;
  • полученная в итоговой строке расчета сумма к выдаче в числовом формате и прописью;
  • подписи главного бухгалтера и руководителя с расшифровкой;
  • период составления, номер и дата создания документа.

Окончательно заполненный бланк отправляется в кассу, где сотрудникам производится выдача денег с оформлением правой части документа, предназначенной для подписей сотрудников. В эти же поля вносятся реквизиты доверенностей на получение. Если какие-то строки, по причине того, что сотруднику не выдана заработная плата, остаются пустыми, в них делается надпись: «Депонировано».

Далее в нижней части документа в отведенных для этого строках отразится выданная и депонированная сумма заработной платы. Кроме того, обязательно приводятся номер и дата расходного кассового ордера, на основе которого были выданы денежные средства. Также обязательно ставится подпись ответственного кассира и сотрудника финансовой службы, проверившего все бумаги. Заполненный документ передается на хранение в бухгалтерию.

В подавляющем большинстве случаев оформление приема на работу начинается с составления и подписания работником и работодателем трудового договора (контракта).

Разработать универсальный трудовой договор на все случаи жизни просто невозможно. В настоящее время нет и какой-либо установленной унифицированной формы. Все типовые формы трудовых договоров, устанавливаемые нормативными актами, носят рекомендательный характер и содержат лишь указания на содержание, которое должно быть отражено в них.

Например, к таким нормативным актам относятся: «Рекомендации по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме» (Постановление Минтруда РФ № 135 от 14 июля 1993г.); «Рекомендации по заключению трудового договора (контракта), отражающие специфику регулирования социально-трудовых отношений в условиях Севера» (постановление Минтруда и соцразвития РФ № 29 от 23 июля 1998г.), — действующих в части не противоречащей ТК до принятия новых нормативных актов по этим вопросам.

Ранее утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 136 от 29.12.2000 г. унифицированная форма трудового договора № ТД-1 хотя и не применяется, но может быть взята за основу при разработке Вами собственных форм трудовых договоров.

Трудовой договор по форме N ТД-1 применяется для оформления соглашения между работником и работодателем (юридическим или физическим лицом) при приеме работника на работу. Унифицированная форма код по ОКУД 0301014.

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме с каждым вновь принимаемым на работу работником независимо от срока договора (на неопределенный срок, определенный срок не более пяти лет, время выполнения определенной работы) и характера работы (по основному месту работы, по совместительству, надомная работа и т.п.).

Договор может быть оформлен и в свободной форме .

Пример заполнения бланка унифицированной формы ОС-4б

Письменное оформление трудовых отношений лиц, ранее принятых на работу, производится только с их согласия.

В трудовом договоре (контракте) указываются:

  • работник и работодатель (юридическое или физическое лицо), заключившие трудовой договор (контракт);
  • место работы с указанием структурного подразделения организации, в котором работнику предстоит работать;
  • наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации. В случаях, если федеральными законами для лиц, работающих на определенных должностях по определенным специальностям или профессиям, установлены компенсации и льготы, то наименования этих должностей, специальностей, профессий должны соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации;
  • срок договора (неопределенный, на определенный срок не более пяти лет, на время выполнения определенной работы). В случае заключения срочного трудового договора (контракта) — в нем указывается обстоятельство (причина), послужившее основанием для ограничения его определенным сроком в соответствии со статьей 17 КЗоТ Российской Федерации. При заключении с работником трудового договора (контракта) на время выполнения определенной работы — указывается, какая конкретно работа должна быть выполнена;
  • дата вступления в силу трудового договора (контракта), а при заключении срочного договора — также дата истечения его срока;
  • испытательный срок — если работнику устанавливается испытание при приеме на работу.

В разделе 3 формы N ТД-1 отражаются права и обязательства сторон трудового договора (контракта) с учетом задач и специфики деятельности конкретной организации (работодателя), не противоречащие действующим законам и иным нормативным правовым актам.

Права и обязанности работника (п. 3.1 и п. 3.2) определяются в соответствии с профессией (должностью), на которую он принят, при этом указываются основные характеристики работы, требования к уровню их выполнения по объему производства (работ, услуг), качеству продукции (обслуживания), уровню выполнения норм, выполнению смежных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости, обязанности соблюдения режима работы и т.д.

Итоги

Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2018».

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

Adblock detector